Um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu ríkisins Lovísa Arnardóttir skrifar 10. desember 2024 10:51 Myndin er tekin á Þjóðskjalasafninu sem er einn þeirra fjórtán aðila sem er með fyrirmyndar skjalavörslu. Þjóðskjalasafnið Í dag eru um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins, þau voru 106.000 árið 2021. Umfangið hefur minnkað um 42 prósent. Helstu niðurstöður nýrrar eftirlitskönnunarinnar Þjóðskjalasafnsins eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi. Í fyrsta skipti mælist fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem væri skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma. Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Íslenskur morðingi í Bandaríkjunum: „Gerðu það pabbi, ekki gleyma mér“ Innlent Fundu mögulega eitt af 67 fórnarlömbum hálfri öld síðar Erlent Pirraður yfir því hvað friður er langt utan seilingar Erlent Tók málin í eigin hendur og opnar dagforeldravef Innlent Átökin ná nýjum hæðum Erlent Kínverskir verktakar fá ekki að bora skipagöng í Noregi Erlent Samningurinn nauðsynlegur og ekkert athugavert við hann Innlent Blasi illa við að það eigi að troða áformunum í gegnum kerfið Innlent Hópsmit á Mánagarði ein „alvarlegasta uppákoma af þessu tagi“ Innlent Sovéskt geimfar hrapaði til jarðar eftir misheppnað ferðalag til Venus Erlent Fleiri fréttir Nýtt íslenskt hundanammi slær í gegn „Hreint og tært málþóf í sinni skýrustu mynd“ Veiðigjöld, vopnahlé og veðurblíða í bakgarðshlaupi Lengstu fyrstu umræðu í sögu Alþingis lokið Fundu, lögðu hald á og drápu snáka Efnahags- og viðskiptanefnd taki fyrir „tvöföldun á skatti“ Samningurinn nauðsynlegur og ekkert athugavert við hann Samningur saksóknara, þras á Alþingi og bakgarðshlaup í blíðunni Lögreglan á Suðurlandi rannsakar gagnastuldinn Tók málin í eigin hendur og opnar dagforeldravef Skjálfti upp á 3,1 við Herðubreið Sérstakur saksóknari gerði samning við PPP Íslenskur morðingi í Bandaríkjunum: „Gerðu það pabbi, ekki gleyma mér“ Þjófar réðust á starfsmann verslunar Blasi illa við að það eigi að troða áformunum í gegnum kerfið Metfjöldi sjálfsvígssímtala og hætt við þjónustuskerðingu Hópsmit á Mánagarði ein „alvarlegasta uppákoma af þessu tagi“ Ökumaðurinn hefur gefið sig fram Gagnaþjófnaður til rannsóknar á þremur stöðum Íbúasamtök vilja láta endurskoða rafrænt eftirlit Bílastæðasjóðs Víðfeðm rannsókn, baunað á skólaþorp á bílastæði og stórvirki Mál Margrétar fyrir opnum tjöldum Útilokað að þeir hafi ekki vitað af efnunum og fá þunga dóma „Enn sem er komið er staðan óbreytt og orð Sönnu ósönn“ Munu geta aðgreint fanga eftir alvarleika brota í nýju fangelsi Nótt innbrota í Laugardal: „Ömurlegt að það sé verið að fara inn í bílana en vandamálið er stærra“ Ólafur Þór segir ekki tilefni til afsagnar Túnin aftur rennandi blaut en spáð hlýindum í næstu viku Framkvæmdir á hólmanum í fullum gangi Þingmenn slá Íslandsmet Sjá meira
Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma.
Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Íslenskur morðingi í Bandaríkjunum: „Gerðu það pabbi, ekki gleyma mér“ Innlent Fundu mögulega eitt af 67 fórnarlömbum hálfri öld síðar Erlent Pirraður yfir því hvað friður er langt utan seilingar Erlent Tók málin í eigin hendur og opnar dagforeldravef Innlent Átökin ná nýjum hæðum Erlent Kínverskir verktakar fá ekki að bora skipagöng í Noregi Erlent Samningurinn nauðsynlegur og ekkert athugavert við hann Innlent Blasi illa við að það eigi að troða áformunum í gegnum kerfið Innlent Hópsmit á Mánagarði ein „alvarlegasta uppákoma af þessu tagi“ Innlent Sovéskt geimfar hrapaði til jarðar eftir misheppnað ferðalag til Venus Erlent Fleiri fréttir Nýtt íslenskt hundanammi slær í gegn „Hreint og tært málþóf í sinni skýrustu mynd“ Veiðigjöld, vopnahlé og veðurblíða í bakgarðshlaupi Lengstu fyrstu umræðu í sögu Alþingis lokið Fundu, lögðu hald á og drápu snáka Efnahags- og viðskiptanefnd taki fyrir „tvöföldun á skatti“ Samningurinn nauðsynlegur og ekkert athugavert við hann Samningur saksóknara, þras á Alþingi og bakgarðshlaup í blíðunni Lögreglan á Suðurlandi rannsakar gagnastuldinn Tók málin í eigin hendur og opnar dagforeldravef Skjálfti upp á 3,1 við Herðubreið Sérstakur saksóknari gerði samning við PPP Íslenskur morðingi í Bandaríkjunum: „Gerðu það pabbi, ekki gleyma mér“ Þjófar réðust á starfsmann verslunar Blasi illa við að það eigi að troða áformunum í gegnum kerfið Metfjöldi sjálfsvígssímtala og hætt við þjónustuskerðingu Hópsmit á Mánagarði ein „alvarlegasta uppákoma af þessu tagi“ Ökumaðurinn hefur gefið sig fram Gagnaþjófnaður til rannsóknar á þremur stöðum Íbúasamtök vilja láta endurskoða rafrænt eftirlit Bílastæðasjóðs Víðfeðm rannsókn, baunað á skólaþorp á bílastæði og stórvirki Mál Margrétar fyrir opnum tjöldum Útilokað að þeir hafi ekki vitað af efnunum og fá þunga dóma „Enn sem er komið er staðan óbreytt og orð Sönnu ósönn“ Munu geta aðgreint fanga eftir alvarleika brota í nýju fangelsi Nótt innbrota í Laugardal: „Ömurlegt að það sé verið að fara inn í bílana en vandamálið er stærra“ Ólafur Þór segir ekki tilefni til afsagnar Túnin aftur rennandi blaut en spáð hlýindum í næstu viku Framkvæmdir á hólmanum í fullum gangi Þingmenn slá Íslandsmet Sjá meira
Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18
Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51
„Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32