Hvað eiga tölvu­vírusar og Co­vid-19 vírusinn sam­eigin­legt?

Í raun er svarið við þessari spurningu einfalt, útbreiðsla hvorutveggja fer að miklu leyti eftir því hvernig starfsmenn fyrirtækja haga sér. Nú þegar bráðsmitandi sýking gengur yfir heiminn reynir á ýmsa þætti í fari starfsmanna sem ekki hefur reynt á áður. Fyrirtæki standa frammi fyrir nýrri áhættu sem er sýkingaráhætta og áhrif hópsmits sem getur haft áhrif á rekstrarhæfi fyrirtækjanna.

Hingað til hefur nýliðafræðsla fyrirtækja snúið að þáttum er varða fyrirtækið sjálft, þau störf sem nýjum starfsmönnum er ætlað að sinna og hvernig þeim er ætlað að haga sér. Einnig hefur verið fjallað um kaup, kjör og réttindi starfsmanna á þess háttar fræðslu. Nú er spurning hvort kennsla í handþvotti og smitvörnum verði hluti af nýliðafræðslu fyrirtækja í framtíðinni?

Hegðun allra starfsmanna er hluti af vörnum fyrirtækisins rétt eins og hegðun allra borgara er hluti af almannavörnum þjóðfélagsins.

Í ástandi sem þessu sem nú gengur yfir er reynir á ýmsa eiginleika í fari starfsmanna sem ekki hefur reynt á áður eins og hreinlætisvenjur og heiðarleika og hlýðni. Ef einn starfsmaður óhlýðnast fyrirmælum um sóttkví og sóttvarnir getur það haft margs konar áhrif á rekstur og starfsemi félagsins auk þess að hafa áhrif á viðskiptavini. Í aðgerðaplani sínu þurfa stjórnendur fyrirtækja að huga að mörgum þáttum sem áhrif geta haft á starfsemina. Þetta aðgerðaplan er lykilplagg í öllum aðgerðum fyrirtækja, það þarf að vera í stöðugri endurskoðun og næstu skref þess prófuð.

Að sjálfsögðu þurfa fyrirtæki að fylgja öllum ráðleggingum heilbrigðisyfirvalda en að ýmsu öðru þarf að huga og þær aðgerðir þurfa að koma fram í viðbragðsáætlun. Fyrirtæki þurfa nú að huga að smitvörnum og fræðslu hjá fyrirtækjum, er sápa og einnota þurrkur aðgengilegar, er spritt aðgengilegt, er hreinlæti eins og best verður á kosið á vinnusvæðum auk þess sem huga þarf að fræðslu til starfsmanna um handþvott, aðferðir við að hnerra og fleira.

Einnig þarf fyrirtæki að hafa góða yfirsýn yfir ferðalög starfsmanna og sum þeirra hafa sett á ferðabann eða óska eftir að starfsmenn láti vita af ferðum sínum erlendis eins fljótt og kostur er og mæta ekki til vinnu eftir utanlandsferðir fyrr en viðbúnaðarhópur viðkomandi fyrirtækis hefur gefið heimild til þess. Þessar ráðstafanir eru í raun strangari en fyrirmæli landslæknis en aðgerðaplan hvers og eins fyrirtækis þarf að taka mið af því hversu háð starfsemin er þekkingu og viðveru starfsmanna.

Huga þarf að sameiginlegum snertiflötum starfsmanna og samskiptum á vinnustað, hvort hægt sé að hamla samskiptum milli aðskildara vinnusvæða eða hæða og jafnframt aðstæðum á sameiginlegum svæðum eins og mötuneytum. Á mörgum stöðum hefur verið gripið til ráðstafana sem minnka sameiginlega snertingu starfsmanna á mötuneytum, starfsmenn mötuneyta skammta á diska og rétta starfsfólki hnífapör auk þess sem reglur hafa verið settar um það hversu margir mega sitja við hvert borð.

Mögulega þurfa fyrirtæki einnig að huga að mikilvægum birgjum og til hvaða ráðstafana er gripið hjá þeim. Allar þessar aðgerðir og viðbúnaður hafa áhrif á rekstur fyrirtækja, bæði taka aðgerðirnar tíma af starfsmönnum sem koma að þeim eða stýra þeim auk þess sem aðgerðirnar sjálfar geta verið kostnaðarsamar. Útbúa þarf nokkrar sviðsmyndir miðað við möguleg og mismunandi alvarleg áhrif kórónufaraldursins á reksturinn.

Fjöldamörg fyrirtæki munu eiga starfsmenn í sóttkví og mörg fyrirtæki munu standa í þeim sporum að starfsmaður þess reynist smitaður. Þá þarf að vera búið að skilgreina þann fjölda starfsmanna sem mikilvægir eru áframhaldandi rekstri og verja þarf sérstaklega þegar smit kemur upp innan fyrirtækis. Öll skref sem taka þarf við þessar aðstæður er hægt að undirbúa, þjálfa starfsmenn og prófa þætti eins og heimatengingar eða aðstöðu á vara vinnustöð hvort sem hún er heima hjá starfsmanni eða annars staðar. Vinna sumra starfsmanna er þess eðlis að þeir þurfa að hafa aðgang að mörgum mismunandi kerfum og þessa aðganga má alla prófa áður en til þess kemur að starfsmenn eru sendir heim. Fræðsla til starfsmanna er gríðarlega mikilvæg í öllum þessum skrefum.

Í þessari breyttu stöðu breytast einnig verkefni eftirlitseininga í fyrirtækjum, eins og innri endurskoðanda. Margir þeirra, sérstaklega hjá eftirlitsskyldum aðilum, hafa skoðað raun eftirlit á vinnustöðum en í þeim skoðunum eru aðgangshömlur skoðaðar, öryggismál og fleira. Á fjölmennum vinnustöðvum hefur einnig verið skoðað hvernig hreinlæti og vörnum er háttað í mötuneytum til að skoða varnir gegn matareitrunum. Nú hljóta sýklavarnir hvers konar að verða hluti af skoðunum og eftirliti inni í fyrirtækjum.

Það hlýtur að vera hagur allra fyrirtækja, og auka trúverðugleika og traust fjárfesta á þeim, ef tekið er á núverandi aðstæðum, sem eru nýjar og ófyrirséðar, af ábyrgð. Enn er mikil óvissa tengd veirusmitinu og öll fyrirtæki, og starfsmenn þeirra, þurfa að bregðast við þessum fordæmalausu aðstæðum af ábyrgð. Nú reynir á aðgerðaplön fyrirtækja og hversu vel þau hafa verið innleidd, kynnt og prófuð af starfsmönnum. Starfsmenn eru fyrirtækjum jafn nauðsynlegir og tölvukerfi þeirra.

Höfundur er innri endurskoðandi Kviku.