Tölvupóstar stjórnenda

Ef þú ert yfirmaður ættir þú að hugsa þig tvisvar um áður en þú sendir starfsfólki þínu tölvupóst utan vinnutíma. Ekki aðeins teljast slík vinnubrögð ekki lengur hæfa nútímastjórnanda heldur geta áhrifin líka birst í ýmsu öðru. Starfsfólk upplifir sigþurfa að vera á vaktinni allan sólahringinn, telur sig þurfa að svara yfirmönnum um hæl o.s.frv.

Að sama skapi eru það oft tölvupóstar stjórnenda sem leggja línurnar fyrir alla aðra tölvupósta fyrirtækisins. Hvernig þeir eru framsettir, hversu tíðir þeir eru, hvenær þeir eru sendir, hversu margir mótttakendur eru o.sfrv.

Hér eru nokkur einföld ráð fyrir stjórnendur.

Framsetning: Komdu þér beint að efninu

Vertu skýr í þeim skilaboðum um hverju þú ert að óska eftir og/eða leiðbeina með. Vertu ekki of langorður. Komdu þér beint að efninu og vandaðu orðaval og stafsetningu.

Tímasetning: Ekki senda tölvupóst utan vinnutíma

Yfirmenn sem senda tölvupósta utan vinnutíma eru í raun að lýsa því yfir að fyrirtækið ætlist til þess að aðrir starfsmenn geri það sama. Það sama gildir reyndar um tölvupósta stjórnenda almennt utan vinnutíma, til viðskiptavina, birgja o.s.frv. Einstaka undantekningar geta verið á þessu ef erindið er áríðandi eða þolir ekki bið.

Nýttu þér frekar að tímastilla tölvupóstsendingar.

Leggðu línurnar og fylgdu reglunum sjálf/ur eftir

Tæknilega getum við öll verið í sambandi allan sólahringinn en í dag snúast nútímastjórnarhættir um að huga vel að líðan og heilsu starfsmanna, passa vel upp á að allir fái sinn hvíldartíma og að almenn virðing sé borin fyrir aðskilnaði einkalífs og vinnu.

Ef starfsmaður er í fríi eða veikur, á hann/hún ekki að hafa áhyggjur af því hvaða tölvupóstar eru mögulega að detta inn í inboxið.

Ekki vera stjórnandinn sem vanvirðir þetta þegar þér hentar. Leggðu frekar línurnar og fylgdu eftir þeim reglum sjálfur. 

Vertu leiðandi í að skapa vinnustaðamenningu þar sem tölvupóstar, framsetning, tímasetning og tíðni skipta máli.

Það á ekkert síður við um hvernig, hvenær og hversu fljót/ur þú ert að svara tölvupóstum sem þér berast.