Raunhæf persónuvernd Hafliði K. Lárusson skrifar 28. febrúar 2018 07:00 Innan tíðar munu ný persónuverndarlög taka gildi og leggjast með fullum þunga á fyrirtæki og atvinnulíf. Enda þótt nýja löggjöfin muni að mestu byggja á þeim meginreglum persónuverndar, sem gilt hafa frá síðustu aldamótum, hefur hún einnig að geyma mörg nýmæli, auk þess sem hún er miklum mun ítarlegri en núgildandi lög. Eins og búast mátti við, miða nýju reglurnar að því að auka réttindi og öryggi einstaklinga. Þá hefur því verið haldið fram, að nýju reglurnar séu fyrirtækjum einnig til hagsbóta. Ef til vill má taka undir slík sjónarmið með það í huga, að reglunum er almennt ætlað að auka öryggi og traust á sviði persónuverndar í atvinnulífinu. Engu að síður er staðreynd að flestar nýju reglurnar eru íþyngjandi fyrir fyrirtæki og munu auka bæði fyrirhöfn og kostnað á þessu sviði. Þó má segja að „ljósið í myrkrinu“ sé að finna í 25. gr. Evrópureglugerðarinnar, sem segir meðal annars: „Með hliðsjón af nýjustu tækni, kostnaði við framkvæmd og eðli, umfangi, samhengi og tilgangi vinnslunnar og áhættu, mislíklegri og misalvarlegri, fyrir réttindi og frelsi einstaklinga skal ábyrgðaraðilinn, bæði þegar ákveðnar eru aðferðir við vinnsluna og þegar vinnslan sjálf fer fram, gera viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir, s.s. notkun gerviauðkenna, sem hannaðar eru til að framfylgja meginreglum um persónuvernd … og fella nauðsynlegar verndarráðstafanir inn í vinnsluna?…“ Þrátt fyrir fremur tyrfið orðalag, setur þetta ákvæði persónuvernd í raunhæft samhengi, þ.e. það fer eftir aðstæðum hverju sinni hvaða kröfur eru gerðar til fyrirtækja um persónuvernd og þannig á persónuvernd að vera „sérsniðin“ að vinnslu persónuupplýsinga hjá hverju fyrirtæki fyrir sig. Enda þótt margir líti á 25. gr. reglugerðarinnar sem íþyngjandi, er hún í raun það tæki, sem fyrirtæki geta beitt til að halda persónuvernd innan skynsamlegra marka og hafa hana raunhæfa miðað við starfsemina. Þá leggur Evrópusambandið sérstaka áherslu á að íþyngja minni fyrirtækjum ekki um of þegar kemur að kröfum um persónuvernd. Þannig segir í 13. inngangsákvæði reglugerðarinnar: „Enn fremur eru stofnanir og aðilar Sambandsins og aðildarríkin og eftirlitsyfirvöld þeirra hvött til að taka tillit til sérstakra þarfa örfyrirtækja, lítilla og meðalstórra fyrirtækja við beitingu þessarar reglugerðar.“ Í íslensku samhengi er rétt að hafa í huga að í ofangreindan flokk falla öll fyrirtæki, sem eru með færri en 250 starfsmenn og minna en 50 milljónir evra í ársveltu. Í persónuverndarúttekt, sem er fyrsta skref fyrirtækja við að meta áhrif nýju laganna, er þess vegna nauðsynlegt að afmarka með nákvæmum hætti hvaða reglur eiga í raun við um starfsemina og með þeim hætti má „grisja“ regluverkið og meta hvar helstu skyldur, áhætta og ábyrgð liggja í raun. Í þessu sambandi er einnig rétt að hafa í huga (enda þótt það sé yfirleitt ekki nefnt berum orðum) að 100% reglufylgni á sviði persónuverndar er útilokuð og þess vegna þarf að vega og meta áhættu annars vegar og kostnað við ýtrustu reglufylgni hins vegar og þannig að komast að niðurstöðu um raunhæfa persónuvernd. Sem dæmi má nefna eftirfarandi atriði í slíkri úttekt:Tegundir persónuupplýsinga: Ríkari kröfur og þar með meiri áhætta fylgir því að vinna persónuupplýsingar sem t.d. tengjast börnum, líftækni eða mikilvægum einkahagsmunum, en persónuupplýsingar um heimilisfang fólks og símanúmer.Tegundir vinnslu: Vinnsla persónuupplýsinga, sem tengist gerð persónusniða (e. profiling), eftirliti með einstaklingum í stórum stíl eða felur í sér flutning persónuupplýsinga yfir landamæri og einkum út fyrir EES, lýtur mun strangari reglum en vinnsla persónuupplýsinga, sem felst í einfaldri vinnslu innan fyrirtækis á grunnupplýsingum um starfsmenn.Hætta á öryggisbroti: Hér koma ýmsir þættir til skoðunar, t.d. þau kerfi og hugbúnaður, sem notuð eru til vinnslunnar, hvort vinnslunni (t.d. hýsingu) er útvistað til þriðja aðila, hversu margir hafa aðgang að persónuupplýsingunum, hvernig aðgengi er takmarkað og hvernig því er stýrt, hvort kerfin eru opin eða lokuð, hvort skýþjónusta er notuð o.s.frv. Allir framangreindir þættir hafa áhrif á hversu mikil og líkleg raunveruleg áhætta er og þar með hvaða aðgerðir eru raunhæfar til að ná ásættanlegri reglufylgni. Með ofangreint í huga, er rétt að fyrirtæki „ýti á móti“ þeim þunga, sem ný persónuverndarlög hafa í för með sér. Þannig geta fyrirtæki lágmarkað fyrirhöfn og kostnað, á sama tíma og þess er gætt, að þau mæti öllum helstu kröfum, sem ný persónuverndarlög gera til þeirra.Höfundur er lögmaður hjá Fjeldsted & Blöndal og sérfræðingur í persónuverndarrétti Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Birtist í Fréttablaðinu Markaðir Tengdar fréttir Aðeins fjórðungur fyrirtækja undirbúinn fyrir gildistöku nýrra persónuverndarlaga 72 prósent aðildarfyrirtækja Samtaka iðnaðarins hafa ekki hafið undirbúning fyrir gildistöku nýrra persónuverndarlaga. Þar segir að 24 prósent fyrirtækja hafi hafið undirbúning vegna laganna. 12. desember 2017 16:16 Mest lesið Píkudýrkun Kolbrún Bergþórsdóttir Skoðun Fjölmiðlanefnd í stað Alþjóðaheilbrigðismálastofnunarinnar Ásdís Bergþórsdóttir Skoðun Tilraun til 40 ára býður skipbrot - allir þegja Björn Ólafsson Skoðun Upplýsingahernaður Helgi Hrafn Gunnarsson Skoðun Umboðsmaður barna í 30 ár Salvör Nordal Skoðun CP félagið, er það til? Steinunn Þorsteinsdóttir Skoðun Fortune 500 forstjórar heillaðir af „hybrid“. Hvað með nýju ríkisstjórnina? Tómas Hilmar Ragnarz Skoðun Isavia - þar sem sögur fara á flug Skúli Gunnar Sigfússon Skoðun Að ná sér Skúli S. Ólafsson Skoðun Blekking Valkyrjanna Högni Elfar Gylfason Skoðun Skoðun Skoðun Fjölmiðlanefnd í stað Alþjóðaheilbrigðismálastofnunarinnar Ásdís Bergþórsdóttir skrifar Skoðun Umboðsmaður barna í 30 ár Salvör Nordal skrifar Skoðun CP félagið, er það til? Steinunn Þorsteinsdóttir skrifar Skoðun Upplýsingahernaður Helgi Hrafn Gunnarsson skrifar Skoðun Isavia - þar sem sögur fara á flug Skúli Gunnar Sigfússon skrifar Skoðun Gervigreind: Ísland má ekki dragast aftur úr í keppninni um framtíðina Sigvaldi Einarsson skrifar Skoðun Að ná sér Skúli S. Ólafsson skrifar Skoðun Verður ársins 2025 minnst fyrir efndir kosningaloforða í málefnuum eldra fólks? Björn Snæbjörnsson skrifar Skoðun Um menntun barnanna á Gaza Ingólfur Steinsson skrifar Skoðun Fortune 500 forstjórar heillaðir af „hybrid“. Hvað með nýju ríkisstjórnina? Tómas Hilmar Ragnarz skrifar Skoðun Tilraun til 40 ára býður skipbrot - allir þegja Björn Ólafsson skrifar Skoðun Hvernig væri að Isavia setti viðskiptavini sína í forgang? Ó. Ingi Tómasson skrifar Skoðun Innviðaskuld Rúnar Vilhjálmsson skrifar Skoðun Ég vil fá boð í þessa veislu! Silja Björk Björnsdóttir skrifar Skoðun Mögnum markþjálfun til framtíðar Lella Erludóttir skrifar Skoðun Blekking Valkyrjanna Högni Elfar Gylfason skrifar Skoðun Með utanríkisstefnu í molum – stefnir Ísland í stríð við Íran? Ingólfur Shahin skrifar Skoðun Harmleikurinn í Úkraínu: Svör við nokkrum spurningum Hilmar Þór Hilmarsson skrifar Skoðun Forvitni er lykillinn að framtíðinni Árni Sigurðsson skrifar Skoðun Tölum endilega um staðreyndir Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Er skilorðsbundin refsing hér við hæfi? Hvaða skilaboð sendir þessi dómur? Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Ekki meira bull, takk! Gunnar Hólmsteinn Ársælsson skrifar Skoðun Um eflingu rannsóknainnviða ferðaþjónustunnar Gunnar Þór Jóhannesson,Guðrún Þóra Gunnarsdóttir,Magnús Haukur Ásgeirsson,Edward H. Huijbens skrifar Skoðun Yrkjum lífsgæði í Dölunum Björn Bjarki Þorsteinsson skrifar Skoðun Átta hagnýt orkuverkefni Björn Hauksson skrifar Skoðun Vöruhúsið í Álfabakka - í boði hvers? Kolbrún Áslaugar Baldursdóttir skrifar Skoðun Forgangsröðum forgangsröðun Gylfi Ólafsson skrifar Skoðun Isavia sóar fjármagni í eigin ímynd Skúli Gunnar Sigfússon skrifar Skoðun Forseti ASÍ á skautum Heiðrún Lind Marteinsdóttir skrifar Skoðun Ísland undaskilið alþjóðlegum kolefniskvóta Ólafur Ágúst Hraundal skrifar Sjá meira
Innan tíðar munu ný persónuverndarlög taka gildi og leggjast með fullum þunga á fyrirtæki og atvinnulíf. Enda þótt nýja löggjöfin muni að mestu byggja á þeim meginreglum persónuverndar, sem gilt hafa frá síðustu aldamótum, hefur hún einnig að geyma mörg nýmæli, auk þess sem hún er miklum mun ítarlegri en núgildandi lög. Eins og búast mátti við, miða nýju reglurnar að því að auka réttindi og öryggi einstaklinga. Þá hefur því verið haldið fram, að nýju reglurnar séu fyrirtækjum einnig til hagsbóta. Ef til vill má taka undir slík sjónarmið með það í huga, að reglunum er almennt ætlað að auka öryggi og traust á sviði persónuverndar í atvinnulífinu. Engu að síður er staðreynd að flestar nýju reglurnar eru íþyngjandi fyrir fyrirtæki og munu auka bæði fyrirhöfn og kostnað á þessu sviði. Þó má segja að „ljósið í myrkrinu“ sé að finna í 25. gr. Evrópureglugerðarinnar, sem segir meðal annars: „Með hliðsjón af nýjustu tækni, kostnaði við framkvæmd og eðli, umfangi, samhengi og tilgangi vinnslunnar og áhættu, mislíklegri og misalvarlegri, fyrir réttindi og frelsi einstaklinga skal ábyrgðaraðilinn, bæði þegar ákveðnar eru aðferðir við vinnsluna og þegar vinnslan sjálf fer fram, gera viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir, s.s. notkun gerviauðkenna, sem hannaðar eru til að framfylgja meginreglum um persónuvernd … og fella nauðsynlegar verndarráðstafanir inn í vinnsluna?…“ Þrátt fyrir fremur tyrfið orðalag, setur þetta ákvæði persónuvernd í raunhæft samhengi, þ.e. það fer eftir aðstæðum hverju sinni hvaða kröfur eru gerðar til fyrirtækja um persónuvernd og þannig á persónuvernd að vera „sérsniðin“ að vinnslu persónuupplýsinga hjá hverju fyrirtæki fyrir sig. Enda þótt margir líti á 25. gr. reglugerðarinnar sem íþyngjandi, er hún í raun það tæki, sem fyrirtæki geta beitt til að halda persónuvernd innan skynsamlegra marka og hafa hana raunhæfa miðað við starfsemina. Þá leggur Evrópusambandið sérstaka áherslu á að íþyngja minni fyrirtækjum ekki um of þegar kemur að kröfum um persónuvernd. Þannig segir í 13. inngangsákvæði reglugerðarinnar: „Enn fremur eru stofnanir og aðilar Sambandsins og aðildarríkin og eftirlitsyfirvöld þeirra hvött til að taka tillit til sérstakra þarfa örfyrirtækja, lítilla og meðalstórra fyrirtækja við beitingu þessarar reglugerðar.“ Í íslensku samhengi er rétt að hafa í huga að í ofangreindan flokk falla öll fyrirtæki, sem eru með færri en 250 starfsmenn og minna en 50 milljónir evra í ársveltu. Í persónuverndarúttekt, sem er fyrsta skref fyrirtækja við að meta áhrif nýju laganna, er þess vegna nauðsynlegt að afmarka með nákvæmum hætti hvaða reglur eiga í raun við um starfsemina og með þeim hætti má „grisja“ regluverkið og meta hvar helstu skyldur, áhætta og ábyrgð liggja í raun. Í þessu sambandi er einnig rétt að hafa í huga (enda þótt það sé yfirleitt ekki nefnt berum orðum) að 100% reglufylgni á sviði persónuverndar er útilokuð og þess vegna þarf að vega og meta áhættu annars vegar og kostnað við ýtrustu reglufylgni hins vegar og þannig að komast að niðurstöðu um raunhæfa persónuvernd. Sem dæmi má nefna eftirfarandi atriði í slíkri úttekt:Tegundir persónuupplýsinga: Ríkari kröfur og þar með meiri áhætta fylgir því að vinna persónuupplýsingar sem t.d. tengjast börnum, líftækni eða mikilvægum einkahagsmunum, en persónuupplýsingar um heimilisfang fólks og símanúmer.Tegundir vinnslu: Vinnsla persónuupplýsinga, sem tengist gerð persónusniða (e. profiling), eftirliti með einstaklingum í stórum stíl eða felur í sér flutning persónuupplýsinga yfir landamæri og einkum út fyrir EES, lýtur mun strangari reglum en vinnsla persónuupplýsinga, sem felst í einfaldri vinnslu innan fyrirtækis á grunnupplýsingum um starfsmenn.Hætta á öryggisbroti: Hér koma ýmsir þættir til skoðunar, t.d. þau kerfi og hugbúnaður, sem notuð eru til vinnslunnar, hvort vinnslunni (t.d. hýsingu) er útvistað til þriðja aðila, hversu margir hafa aðgang að persónuupplýsingunum, hvernig aðgengi er takmarkað og hvernig því er stýrt, hvort kerfin eru opin eða lokuð, hvort skýþjónusta er notuð o.s.frv. Allir framangreindir þættir hafa áhrif á hversu mikil og líkleg raunveruleg áhætta er og þar með hvaða aðgerðir eru raunhæfar til að ná ásættanlegri reglufylgni. Með ofangreint í huga, er rétt að fyrirtæki „ýti á móti“ þeim þunga, sem ný persónuverndarlög hafa í för með sér. Þannig geta fyrirtæki lágmarkað fyrirhöfn og kostnað, á sama tíma og þess er gætt, að þau mæti öllum helstu kröfum, sem ný persónuverndarlög gera til þeirra.Höfundur er lögmaður hjá Fjeldsted & Blöndal og sérfræðingur í persónuverndarrétti
Aðeins fjórðungur fyrirtækja undirbúinn fyrir gildistöku nýrra persónuverndarlaga 72 prósent aðildarfyrirtækja Samtaka iðnaðarins hafa ekki hafið undirbúning fyrir gildistöku nýrra persónuverndarlaga. Þar segir að 24 prósent fyrirtækja hafi hafið undirbúning vegna laganna. 12. desember 2017 16:16
Fortune 500 forstjórar heillaðir af „hybrid“. Hvað með nýju ríkisstjórnina? Tómas Hilmar Ragnarz Skoðun
Skoðun Fjölmiðlanefnd í stað Alþjóðaheilbrigðismálastofnunarinnar Ásdís Bergþórsdóttir skrifar
Skoðun Gervigreind: Ísland má ekki dragast aftur úr í keppninni um framtíðina Sigvaldi Einarsson skrifar
Skoðun Verður ársins 2025 minnst fyrir efndir kosningaloforða í málefnuum eldra fólks? Björn Snæbjörnsson skrifar
Skoðun Fortune 500 forstjórar heillaðir af „hybrid“. Hvað með nýju ríkisstjórnina? Tómas Hilmar Ragnarz skrifar
Skoðun Er skilorðsbundin refsing hér við hæfi? Hvaða skilaboð sendir þessi dómur? Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Um eflingu rannsóknainnviða ferðaþjónustunnar Gunnar Þór Jóhannesson,Guðrún Þóra Gunnarsdóttir,Magnús Haukur Ásgeirsson,Edward H. Huijbens skrifar
Fortune 500 forstjórar heillaðir af „hybrid“. Hvað með nýju ríkisstjórnina? Tómas Hilmar Ragnarz Skoðun