Hvað viltu að sam­skiptin á vinnu­staðnum kosti?

Flestir vinnustaðir eru með skýra fjárhagslega mælikvarða til að tryggja hagkvæmni og árangur. Þessir mælikvarðar taka oft til launa- og rekstrarkostnaðar, svo sem rafmagns- og húsleigukostnaðar, en einnig til útgjalda tengdum þjálfun, ráðningum og framleiðnimælingum. Þó að áþreifanlegur kostnaður sé almennt vandlega skráður er oft litið framhjá þeim hljóða en háa kostnaði sem fylgir samskiptaörðugleikum á vinnustað.

Á mörgum vinnustöðum er tilhneiging til að gera ráð fyrir að samskipti gangi áreynslulaust fyrir sig. Við tölum saman, sendum tölvupósta, höldum fundi og vinnum saman daglega. Samskipti tengja teymi og samstarfsfólk, stuðla að samræmdum vinnubrögðum og samvinnu. Við veltum samskiptum ekki fyrir okkur fyrr en upp kemur vandi. Algengt er að vandinn birtist fyrst í töfum á skilafresti eða mistökum í upplýsingagjöf sem seinna getur svo leitt til ágreinings eða átaka milli starfsfólks. Samskiptaörðugleikar eru ekki bara óþægilegir heldur geta þeir haft alvarlegar afleiðingar í för með sér, til dæmis fyrir framleiðni og starfsanda en einnig fyrir orðspor fyrirtækja. Óheppileg samskipti eru þannig þögull þjófur auðlinda í gegnum fjárhagslegan og félagslegan kostnað.

Félagslegur og fjárhagslegur kostnaður samskiptaörðugleika

Rannsóknir sýna okkur að vinnustaðir tapa háum upphæðum árlega vegna vanda sem rekja má til samskipta. Slæm samskipti geta til dæmis dregið úr framleiðni þar sem starfsfólk þarf að eyða auknum tíma í að skýra fyrirmæli, leiðrétta misskilning og bíða eftir upplýsingum sem ættu að vera tiltækar. Mistök verða algengari, sem eykur kostnað vegna lagfæringa. Þegar samskiptavandi er til staðar getur það haft í för með sér aukna tíðni fjarvista, sem leiðir af sér aukinn kostnað. Samskiptavandi sem ekki er unnið með, getur orðið til þess að fólk ákveður að yfirgefa vinnustaðinn. Með aukinni starfsmannaveltu eykst kostnaður vegna þjálfunar nýs starfsmanns og getur sá kostnaður numið frá 50% til 250% af heildarlaunum.

Kostnaður sem tengist sálfélagslegum þáttum er því oft mikill en ekki alltaf sýnilegur fyrr en vandi hefur verið viðvarandi yfir langan tíma. Ef aðgengi að upplýsingum er ekki til staðar getur það aukið streitu og kvíða starfsfólks. Starfsandinn er líklegur til að versna þegar skortur er á skýrum samskiptum og starfsfólk upplifir sig óöruggt og vanmetið sem leiðir til minni þátttöku í starfi. Óheppileg eða slæm samskipti ýta undir gremju og skapa átök milli samstarfsfólks en einnig milli starfsfólks og stjórnenda. Skortur á gagnsæi getur dregið úr trausti starfsfólks til stjórnenda, sem getur á endanum grafað undan jákvæðri vinnustaðamenningu.

Hvað getum við gert til að stuðla að betri samskiptum?

Þegar við vitum að slæm samskipti hafa aukinn kostnað í för með sér fyrir vinnustaðinn er mikilvægt að við spyrjum okkur að því hvort sé hagkvæmara að fjárfesta í undirstöðunum með verklagi og þjálfun eða að taka á vandanum þegar hann kemur upp.

Í samskiptum þurfa að vera sameiginlegar leikreglur. Verklag þarf að vera skýrt og aðgengilegt þegar vandamál koma upp þannig starfsfólk og stjórnendur viti hvernig þau skuli bregðast við. Með réttri þjálfun styrkjum við stjórnendur í hlutverki sínu og aukum líkur á réttum og árangursríkum viðbrögðum. Þegar verklag er óljóst og stjórnendur verða óöruggir með viðeigandi skref eru algeng viðbrögð að forðast, fresta og vonast til þess að vandinn leysist á sjálfum sér. Samhliða þessu er mikilvægt að starfsfólk fái reglulega fræðslu um verklag og rétt viðbrögð þar sem skýrt er hvert það getur leitað ef það upplifir óæskileg samskipti á vinnustaðnum. Hér ætti að leggja áherslu á ábyrgð starfsfólks í að viðhalda jákvæðri vinnumenningu.

Þó að vinnustaðir fylgist nákvæmlega með rekstrarkostnaði getur verið áhætta í að missa sjónar af þeim alvarlegu afleiðingum sem óæskileg samskipti geta haft í för með sér. Með því að rýna í þann dulda kostnað og grípa til fyrirbyggjandi aðgerða geta vinnustaðir aukið framleiðni, bætt starfsanda og verndað hagnað sinn. Að fjárfesta í betri samskiptum er ekki bara verkefni í mjúkum færniþáttum,það er skynsamleg viðskiptaleg ákvörðun sem skilar árangri í öllum þáttum rekstursins.

Höfundur er klínískur sálfræðingur og sérfræðingur í vinnuvernd hjá Auðnast.