Sam­runi fyrirtækja: „Það sem ekki þarf að vera leyndar­mál er ekki leyndar­mál“

En það vekur líka athygli þegar fyrirtæki, sem fæst okkar hafa heyrt um áður, hlýtur hæstu einkunn stórra fyrirtækja, enda aðeins fjögur fyrirtæki sem komust í þennan efsta flokk fyrir árið 2025; APRÓ.

Enn áhugaverðara er síðan að heyra að fyrirtækið APRÓ er í raun aðeins tveggja ára gamalt. Því þetta er nýtt fyrirtæki, stofnað í kjölfar kaupa og sameininga þriggja fyrirtækja í hugbúnaðargeiranum.

Sem aftur vekur þá upp forvitni um hvernig hægt er að vinna að samruna svo vel að starfsfólkið sjálft gefi fyrirtækinu hæstu heildareinkunn samkvæmt útreikningum VR um besta fyrirtæki ársins?

„Það skiptir miklu máli að vera með heiðarleg samskipti. Ræða um það sem vel heppnast en ekkert síður það sem mistekst eða við vitum ekki alveg hvernig á að standa að,“ segir Erla Sylvía Guðjónsdóttir mannauðstjóri APRÓ meðal annars í samtali um sameiningarferlið.

Þegar APRÓ verður til

Til að skilja betur hvað þarf til að samruni teljist vel og þiggja nokkur góð ráð, þurfum við að átta okkur aðeins betur á því hver aðdragandinn var að samrunanum.

Nokkur praktísk atriði:

Hjá APRÓ starfa um 80 manns, en fyrirtækisnafnið samanstendur af nöfnum tveggja fyrirtækja sem áður hétu Andes og Prógramm. Kynjahlutföllin eru um 80:20 kk/kvk.

Andes var fyrir sameiningu frekar ungt fyrirtæki, var upphaflega stofnað árið 2016 og sérhæfði sig í skýjalausnum. Prógramm var hins vegar stofnað fyrir átján árum síðan og bjó því yfir áralangri reynslu í hugbúnaðarþróun.

Andes og Prógramm sameinuðust árið 2023 en í fyrra bættist þriðja fyrirtækið síðan við; Miracle , sérhæft í þróun og rekstri gagnakerfa sem og viðskiptagreiningu og stofnað árið 2003.

„Þessi fyrirtæki runnu saman í eitt í kjölfar þess að fjárfestar innan fjárfestingasjóðsins Leitar keypti þau,“ segir Erla og útskýrir nánar:

Svona sjóðir eru þekktir erlendis og kallast leitarsjóðir. 

Markmið þeirra er að leita að fyrirtækjum til kaups, byggja þau upp og selja síðar. 

Hjá leitarasjóðum starfa Leitarar og einn þeirra fyrstu sem var ráðinn var Hlöðver, sem nú er framkvæmdastjóri APRÓ.“

Hlöðver Þór Árnason starfaði áður á upplýsingasviði Kviku og er einn stofnenda Parka bílastæðaappsins.

„Hlöðver finnur tvö áhugaverð fyrirtæki til að kaupa; Andes og Prógramm. Úr verður að bæði fyrirtækin eru keypt og sameinuð,“ segir Erla, en eins og áður sagði bættist Miracle við sem þriðja safnið síðar.

„Eitt af því fyrsta sem Hlöðver gerir eftir kaup er að ráða í starf mannauðstjóra og fjármálastjóra,“ segir Erla, sem fannst auglýst starf strax mjög áhugavert en áður starfaði hún hjá Valitor.

„Mér fannst samruninn strax áhugaverður því þótt Anders og Prógramm hafi bæði verið tæknifyrirtæki, var Anders mjög ungt og vant því að vinna til dæmis náið með aðilum eins og Amazon. Á meðan Prógramm var mun eldra fyrirtæki, sem starfaði mest með opinberum stofnunum og fyrirtækjum. Uppbygging þessara fyrirtækja var því mjög ólík.“

Erla segir það þó hafa hjálpað mikið að kúltúr beggja fyrirtækja var sterkur og því verið að taka við góðu búi.

„En það eru alls konar aðrir hlutir sem teljast til. Til dæmis hvernig verkefnavinna er unnin, hvernig verklagið er og svo framvegis. Í tæknifyrirtækjum á borð við APRÓ eru tímar seldir út þannig að öll svona atriði skipta miklu máli.“

Þá segir Erla að þótt kúltúrinn hafi verið góður í báðum fyrirtækjum, voru hóparnir ólíkir sem þar störfuðu.

„Hjá Andes var aðeins yngra fólk,“ útskýrir Erla og vísar þar til meðalaldurs starfsmanna.

Þótt Miracle hafi ekki sameinast fyrirtækinu fyrr en í fyrra, mun samtalið halda áfram miðað við samruna þessara þriggja fyrirtækja.

Óttinn og góð ráð

Eitt af því sem er staðreynd við samruna fyrirtækja er ótti starfsmanna.

Til dæmis við að missa starf sitt, að missa valdsvið sitt eða stöðu og svo framvegis.

Voru einhverjar uppsagnir?

„Nei. Við höfum eins og önnur fyrirtæki sagt upp starfsfólki. En það eru ekki uppsagnir tengdar samrunanum,“ segir Erla en bætir við:

„Óttinn sem við fundum hjá starfsfólki var kannski meira í þá áttina að með því að sameinast og verða svona stórt fyrirtæki, myndi fyrirtækið missa ákveðinn sveigjanleika og verða stofnanakenndara eða meira svona „corporate.“

Erla segir það hafa hjálpað mikið að strax í upphafi hafi nýir stjórnendur hitt alla starfsmenn á einstaklingsfundum. Það sama hafi átt við þegar Miracle bættist við.

Það er í eðli okkar að byrja á því að hugsa allar breytingar þannig að við veltum því fyrst fyrir okkur: 

Hvaða áhrif munu þessar breytingar hafa á mig? 

Þess vegna var mjög gott að byrja samtalið við starfsfólk á svona persónulegum nótum með því að hitta og kynnast aðeins hverjum og einum.“

Annað sem Erla nefnir líka að hafi hjálpað er að gefa fólki tíma til aðlögunar.

„Í öllum þessum fyrirtækjum var skipuritið flatt að því leytinu til að þar var helsti stjórnandinn framkvæmdastjórinn sem nokkurn veginn sá síðan um allt. Eftir sameiningu var kominn annar strúktúr; Ný framkvæmdastjórn sem yfir höfuð var nýtt fyrirbrigði fyrir allt starfsfólk,“ segir Erla og bætir við:

„Eðlilega leitar fólk samt í sinn gamla yfirmann. Sem er bara í góðu lagi því það sem gerðist smátt og smátt er að þegar við fórum öll að kynnast betur fór fólk að átta sig á því að nú var hægt að leita til fleiri stjórnenda og svo framvegis, þannig að þetta hefur bara þróast með eðlilegum og áreynslulausum hraða hjá okkur.“

Oft eru það stjórnendur sem hræðast mest að missa störf sín við sameiningu; Heldur þú að það hafi hjálpað til í ykkar samruna að fyrirtækin þrjú voru með frekar flata uppbyggingu stjórnendalega séð?

„Já,“ svarar Erla. Augljóslega sannfærð.

Ekkert bullshit

Strax í upphafi samtals kemur Erla inn á það hversu mikilvæg góð samskipti og upplýsingaflæði til starfsfólks eru.

„Við reynum að upplýsa fólk um sem mest og vinnum eftir þeirri stefnu að það sem ekki þarf að vera leyndarmál er ekki leyndarmál. Við erum því opin til samtals um allt en þetta þýðir líka að hlutir eins og það hvernig við geymum gögn eru á sameiginlegum drifum þannig að allir geti nálgast þær. Við notum Slack sem er svipað og Teams til að miðla upplýsingum og ég held að eitt af því sem hafi hjálpað okkur mjög mikið í þessu sameiningarferli sé þetta gagnsæi.“

En líka hið mannlega.

„Því nálgunin okkar er líka sú að vera ekkert að fela það að stundum gerum við mistök. Það sé einfaldlega hluti af ferlinu og engin ástæða til að vera feimin að ræða það þá bara,“ segir Erla og nefnir dæmi:

„Hjá fyrirtækjunum þremur var verklagið mismunandi hvernig haldið er utan um tímaskráningar og verkefni og því blasti við að það þurfti að samræma okkur þannig að við værum öll að vinna á sama háttinn. Við höfum hins vegar gert mistök í þessu og þurft að breyta oftar en einu sinni einhverju sem við höfum tekið ákvörðun um.“

Erla segir auðvitað margt hafa tekist vel.

„En þetta er lærdómskúrfa og þótt það hljómi kannski klisjukennt að leggja mikla áherslu á góð og hreinskipin samskipti og upplýsingamiðlun er það nú svo að það eina sem eyðir óvissu og ótta hjá fólki er traust. Að byggja upp traust tekur tíma og eina leiðin til að byggja upp traust er að vera heiðarleg og gagnsæ í því sem við segjum og gerum.“

Er hópurinn að blandast saman eða má sjá á viðburðum eða á kaffistofunni að fyrirtækin eru enn að hópa sig saman í hópa eins og voru fyrir samruna?

„Já við sáum þetta töluvert í upphafi. En þetta breytist með tímanum. Í upphafi sáum við þetta hjá hópunum sem áður störfuðu hjá Andes og Prógramm, sem smátt og smátt breyttist. Síðan sáum við þetta aftur aðeins þegar Miracle bættist við en erum aftur að sjá að það er að breytast,“ segir Erla en bætir við:

„En við unnum líka markvisst í því að brúa bilið milli hópa með því að halda sameiginlega viðburði og vinna þvert á teymi þegar það var hægt.“

Og talandi um traust, segir Erla að eitt mikilvægasta atriðið í þessu öllu vera að stjórnendur segi aldrei neitt sem þeir geti ekki staðið við.

„Í svona ferli er eðlilegt að fólk rýni í öll samskipti og upplýsingar. Ekki síst þau sem koma frá framkvæmdastjórn. Eitt er að tryggja gagnsæi í upplýsingamiðlun eða að viðurkenna það þegar mistök hafa verið gerð eða einhverju þarf að breyta. En annað er síðan að segja aldrei neitt sem þú getur ekki staðið við.“

Til að fylgjast með hvernig gengur, notar APRÓ starfsánægjumælingarkerfi sem sýnir niðurstöður nánast á rauntíma og gerir starfsfólki líka kleift að senda inn nafnlausar ábendingar. Erla segir þetta kerfi hafa reynst þeim vel.

„Það er mjög gott að vera með svona mælitæki og fá þannig tækifæri til að bregðast við, ef það er hægt. Því sumu er auðvitað hægt að breyta en öðru ekki. En þá er ekkert annað en að ræða það þá bara sérstaklega á starfsmannafundum.“

Erla segir samruna fyrirtækjanna þriggja auðvitað fylgja eftir þeirri uppskrift sem flestir þekkja af sameiningum; Að verið sé að hagræða og sameina til þess að stækka.

„Fyrirtækin störfuðu öll á afmörkuðum sviðum en með sameiningunni erum við strax orðin að fyrirtæki sem erum með getuna til að geta tekið að okkur fleiri og mun stærri verkefni en áður. Hagræðingin okkar felst því í því að byggja upp eina stóra einingu sem við ætlum okkur að verði leiðandi á markaði.“

Í einstaka tilfellum var skörun; Til dæmis hjá fólki í viðskiptastýringu þar sem það þurfti þá að fara í gegnum nýja skiptingu á viðskiptavinalistum og svo framvegis.

Erla segir mögulega hafa hjálpað líka að tæknifólk er upp til hópa forvitið fólk sem er alltaf að vinna að því að betrumbæta hlutina.

„Kaupin og samruninn var leyndarmál þangað til það þurfti ekki lengur að vera leyndarmál. Starfsfólk fékk því upplýsingar um það sem var í gangi um leið og það var hægt. Miracle flutti til APRÓ en gat ekki gert það strax. Maður fann samt að hópurinn var tilbúinn í þá flutninga þegar að þeim loksins kom,“ segir Erla og bætir við að þarna hafi það líka skipt mjög miklu máli að vera búin að verja tímanum vel í einstaklingsfundi og fleira.

„Andes og Miracle fluttu úr sínum húsnæðum í það húsnæði sem Prógramm var í áður en eitt af því sem hjálpaði líka til við það er að hér er öll vinnuaðstaða hin glæsilegasta þar sem engu hefur verið til sparað. Það voru því langflestir sáttir við flutningana enda flest starfsfólk mjög ánægt með að geta starfað í frábærri vinnuaðstöðu.“

Horfandi til baka segir Erla margt skemmtilegt við svona ferli.

En þess á milli eru erfiðari verkefni að fást við og þar er oft best að rífa bara plásturinn af og fara frekar í að vinna í því sem síðan þarf að gera. 

Við höfum það markmið að leysa alltaf sem fyrst úr þeim málum sem koma upp og eins er ég mjög hrifin af þeirri stefnu sem gilti hjá Andes áður og við höfum svolítið haldið í en það er einfaldlega stefnan: 

No bullshit!“