Braggablús? Þórdís Lóa Þórhallsdóttir. skrifar 18. febrúar 2020 17:00 Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Braggamálið Reykjavík Skipulag Þórdís Lóa Þórhallsdóttir Mest lesið Enn einn kvennahópurinn sem þarf bara að vera duglegri að harka af sér? Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun Réttnefni: Viðbragð við upplýsingaóreiðu Jón Þór Sigurðsson Skoðun Mikilvægi aukinnar verndunar hafsvæða og leiðrétting Hrönn Egilsdóttir Skoðun Austurland – þrælanýlenda Íslands Björn Ármann Ólafsson Skoðun Farsæl framfaraskref á Sólheimum Sigurjón Örn Þórsson Skoðun Af Millet-úlpum og öldrunarmálum Þröstur V. Söring Skoðun Gefum íslensku séns – að tala íslensku við alla Halla Signý Kristjánsdóttir Skoðun Atvinnustefna er alvöru mál Jóhannes Þór Skúlason Skoðun Charlie og sjúkleikaverksmiðjan Guðjón Eggert Agnarsson Skoðun Miðbær Selfoss vekur ánægju Bragi Bjarnason Skoðun Skoðun Skoðun Gefum íslensku séns – að tala íslensku við alla Halla Signý Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Réttnefni: Viðbragð við upplýsingaóreiðu Jón Þór Sigurðsson skrifar Skoðun Farsæl framfaraskref á Sólheimum Sigurjón Örn Þórsson skrifar Skoðun Austurland – þrælanýlenda Íslands Björn Ármann Ólafsson skrifar Skoðun Gervigreindin stöðluð - öryggisins vegna Hanna Kristín Skaftadóttir,Helga Sigrún Harðardóttir skrifar Skoðun Frelsi, framtíð og vistvænar samgöngur: Hvers vegna Ísland þarf að hugsa stærra Sigurborg Ósk Haraldsdóttir skrifar Skoðun Atvinnustefna er alvöru mál Jóhannes Þór Skúlason skrifar Skoðun 1984 og Hunger Games á sama sviðinu Sigríður Svanborgardóttir skrifar Skoðun Mikilvægi aukinnar verndunar hafsvæða og leiðrétting Hrönn Egilsdóttir skrifar Skoðun Betri leið til einföldunar regluverks Pétur Halldórsson skrifar Skoðun Af Millet-úlpum og öldrunarmálum Þröstur V. Söring skrifar Skoðun Charlie og sjúkleikaverksmiðjan Guðjón Eggert Agnarsson skrifar Skoðun Nú þarf bæði sleggju og vélsög Trausti Hjálmarsson,Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Nútímaviðskipti og lögin sem gleymdist að uppfæra Fróði Steingrímsson skrifar Skoðun Sjálfsvíg eru ekki óumflýjanleg Sigurþóra Bergsdóttir skrifar Skoðun „Words are wind“ Ingólfur Hermannsson skrifar Skoðun Ert þú meðalmaðurinn? Jóhann Óskar Jóhannsson skrifar Skoðun Enn einn kvennahópurinn sem þarf bara að vera duglegri að harka af sér? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Flumbrugangur í framhaldsskólum Jón Pétur Zimsen skrifar Skoðun Miðbær Selfoss vekur ánægju Bragi Bjarnason skrifar Skoðun PCOS: Er ódýrara að halda heilsu eða meðhöndla veikindi? Elísa Ósk Línadóttir skrifar Skoðun Opinn og alþjóðlegur: Krísa erlendra nemenda við íslenska háskóla Melissa Anne Pfeffer skrifar Skoðun Be Kind - ekki kind Aðalheiður Mjöll Þórarinsdóttir ,Perla Magnúsdóttir skrifar Skoðun Illa verndaðir Íslendingar Sighvatur Björgvinsson skrifar Skoðun Viðreisn afhjúpar sig endanlega Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Heimalestur – gæðastund en ekki grátur og gnístan tanna Svava Þ. Hjaltalín skrifar Skoðun Frelsi til sölu Erling Kári Freysson skrifar Skoðun Vangaveltur um íslenskt barnaefni – Hvers vegna skiptir það máli að börn heyri sjálf sig? Tinna Björg Kristinsdóttir,Valdimar Gylfason skrifar Skoðun Móðir í Breiðholti hjólar 5.000 kílómetra Sara Björg Sigurðardóttir skrifar Skoðun Viðreisn lætur verkin tala Þorgerður Katrín Gunnarsdóttir skrifar Sjá meira
Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs
Enn einn kvennahópurinn sem þarf bara að vera duglegri að harka af sér? Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun
Skoðun Gervigreindin stöðluð - öryggisins vegna Hanna Kristín Skaftadóttir,Helga Sigrún Harðardóttir skrifar
Skoðun Frelsi, framtíð og vistvænar samgöngur: Hvers vegna Ísland þarf að hugsa stærra Sigurborg Ósk Haraldsdóttir skrifar
Skoðun Enn einn kvennahópurinn sem þarf bara að vera duglegri að harka af sér? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar
Skoðun Opinn og alþjóðlegur: Krísa erlendra nemenda við íslenska háskóla Melissa Anne Pfeffer skrifar
Skoðun Vangaveltur um íslenskt barnaefni – Hvers vegna skiptir það máli að börn heyri sjálf sig? Tinna Björg Kristinsdóttir,Valdimar Gylfason skrifar
Enn einn kvennahópurinn sem þarf bara að vera duglegri að harka af sér? Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun