Um aðgengi að upplýsingum Helga Jóna Eiríksdóttir skrifar 5. október 2023 11:01 Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Lokun Borgarskjalasafns Reykjavík Kópavogur Söfn Mest lesið Halldór 31.05.2025 Halldór Er ekki tími til kominn að tengja? Kristín María Birgisdóttir Skoðun Nú er tími til aðgerða: Tóbaks- og nikótínfrítt Ísland Vala Smáradóttir,Jóhanna S. Kristjánsdóttir Skoðun Barnasáttmáli fyrir öll börn Guðný Björk Eydal,Paola Carenas Skoðun Til hamingju með sjómannadaginn Sigurjón Þórðarson Skoðun Tjáningarfrelsi, gagnrýni og Snorri Másson Birgir Orri Ásgrímsson Skoðun Ójafnvægið sem heimurinn býr við – og skellur á Bakka Erna Bjarnadóttir Skoðun Súrdeigsbrauð, ilmkjarnaolíur og Samtökin 78 Snorri Másson Skoðun Trollveiðar og veiðiráðgjöf Magnús Jónsson Skoðun Eins skýrt og það verður Jóna Hlíf Halldórsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Nú er tími til aðgerða: Tóbaks- og nikótínfrítt Ísland Vala Smáradóttir,Jóhanna S. Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Til hamingju með sjómannadaginn Sigurjón Þórðarson skrifar Skoðun Er ekki tími til kominn að tengja? Kristín María Birgisdóttir skrifar Skoðun Barnasáttmáli fyrir öll börn Guðný Björk Eydal,Paola Carenas skrifar Skoðun Ójafnvægið sem heimurinn býr við – og skellur á Bakka Erna Bjarnadóttir skrifar Skoðun Bensínstöðvardíll og Birkimelur Helgi Áss Grétarsson skrifar Skoðun Trollveiðar og veiðiráðgjöf Magnús Jónsson skrifar Skoðun Gríðarlegir hagsmunir í húfi Sigurður Ingi Jóhannsson skrifar Skoðun Skynsamleg forgangsröðun fjár Ragnhildur Jónsdóttir skrifar Skoðun Eins skýrt og það verður Jóna Hlíf Halldórsdóttir skrifar Skoðun Tjáningarfrelsi, gagnrýni og Snorri Másson Birgir Orri Ásgrímsson skrifar Skoðun Að sameinast fjölskyldu sinni Guðrún Brynjólfsdóttir skrifar Skoðun Þögnin sem skapaði ótta – arfleifð Þórarins í Sameyki Sigríður Svanborgardóttir skrifar Skoðun Súrdeigsbrauð, ilmkjarnaolíur og Samtökin 78 Snorri Másson skrifar Skoðun Eru forvarnir í hættu? Dagbjört Harðardóttir skrifar Skoðun Tveir alþingismenn og Gaza Sverrir Agnarsson skrifar Skoðun Hver borgar fyrir ódýrar lóðir? Sara Björg Sigurðardóttir skrifar Skoðun Erum við að lengja dauðann en ekki lífið? Ágúst Ólafur Ágústsson skrifar Skoðun Mikill munur á aðgengi að líknarmeðferð í Evrópu Kristín Lára Ólafsdóttir skrifar Skoðun Sumarið verður nýtt vel til uppbyggingar snjóflóðavarna Jóhann Páll Jóhannsson skrifar Skoðun Verður það að vera Ísrael? Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Dýravernd - frumbyggjahættir Árni Stefán Árnason skrifar Skoðun Stórstraumsfjara mæld - HMS ráðþrota Magnús Guðmundsson skrifar Skoðun Sýnum fordómum ekki umburðarlyndi Snorri Sturluson skrifar Skoðun Landbúnaður á tímamótum – Við þurfum nýja stefnu Guðjón Sigurbjartsson skrifar Skoðun Sjómenn til hamingju! Lilja Rafney Magnúsdóttir skrifar Skoðun Leyfum mennskunni að sigra Anna Hildur Hildibrandsdóttir skrifar Skoðun Fjölskyldan fyrst Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Hvað er markaðsverð á fiski? Sverrir Haraldsson skrifar Skoðun Tími til kerfisbundinna breytinga í samfélagstúlkun – ákall til stjórnvalda Anna Karen Svövudóttir skrifar Sjá meira
Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands.
Nú er tími til aðgerða: Tóbaks- og nikótínfrítt Ísland Vala Smáradóttir,Jóhanna S. Kristjánsdóttir Skoðun
Skoðun Nú er tími til aðgerða: Tóbaks- og nikótínfrítt Ísland Vala Smáradóttir,Jóhanna S. Kristjánsdóttir skrifar
Skoðun Tími til kerfisbundinna breytinga í samfélagstúlkun – ákall til stjórnvalda Anna Karen Svövudóttir skrifar
Nú er tími til aðgerða: Tóbaks- og nikótínfrítt Ísland Vala Smáradóttir,Jóhanna S. Kristjánsdóttir Skoðun