Spennandi verkefni héraðsskjalasafna framundan Svanhildur Bogadóttir skrifar 12. nóvember 2022 18:00 Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Reykjavík Mest lesið Hver á að fá súrefnisgrímuna fyrst? Davíð Bergmann. Skoðun Lummuleg áform heilbrigðisráðherra Ragnar Sigurður Kristjánsson Skoðun Elsku Íslendingar, styðjum saman Grindavík Dagmar Valsdóttir Skoðun Valdið yfir sjávarútvegsmálunum Hjörtur J. Guðmundsson Skoðun Þeir sem verja stórútgerðina – og heimsvaldastefnuna Karl Héðinn Kristjánsson Skoðun Betri vegur til Þorlákshafnar er samkeppnismál Ólafur Stephensen Skoðun Gervigreindin beisluð Hanna Kristín Skaftadóttir,Helga Sigrún Harðardóttir Skoðun Óvirðing við lýðræðislegar hefðir, gegn stjórnarskrá, trúnaðarbrot gagnvart kjósendum Arnar Þór Jónsson Skoðun Lík brennd í Grafarvogi Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun Menntamál íslenskra grunnskólabarna hafa verið til umfjöllunar – sem er vel. Miklu verra er tilefnið Karen Rúnarsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Valdið yfir sjávarútvegsmálunum Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Lummuleg áform heilbrigðisráðherra Ragnar Sigurður Kristjánsson skrifar Skoðun Hver á að fá súrefnisgrímuna fyrst? Davíð Bergmann. skrifar Skoðun Baráttan um kjör eldra fólks Jónína Björk Óskarsdóttir skrifar Skoðun Menntamál íslenskra grunnskólabarna hafa verið til umfjöllunar – sem er vel. Miklu verra er tilefnið Karen Rúnarsdóttir skrifar Skoðun Elsku Íslendingar, styðjum saman Grindavík Dagmar Valsdóttir skrifar Skoðun Svigrúm Eydísar á fölskum grunni Kristinn Karl Brynjarsson skrifar Skoðun Betri vegur til Þorlákshafnar er samkeppnismál Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Óvirðing við lýðræðislegar hefðir, gegn stjórnarskrá, trúnaðarbrot gagnvart kjósendum Arnar Þór Jónsson skrifar Skoðun Lík brennd í Grafarvogi Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Er handahlaup valdeflandi? Davíð Már Sigurðsson skrifar Skoðun Á jaðrinum með Jesú Daníel Ágúst Gautason skrifar Skoðun Þeir sem verja stórútgerðina – og heimsvaldastefnuna Karl Héðinn Kristjánsson skrifar Skoðun Gervigreindin beisluð Hanna Kristín Skaftadóttir,Helga Sigrún Harðardóttir skrifar Skoðun Kúnstin að vera ósammála sjálfum sér Heiða Ingimarsdóttir skrifar Skoðun Óboðlegt ástand á Landspítala – okkar sjónarhorn Hildur Jónsdóttir,Einar Freyr Ingason,Þórir Bergsson skrifar Skoðun Geislameðferð sem lífsbjörg Ingibjörg Isaksen skrifar Skoðun Þetta eru ekki eðlileg vinnubrögð Bryndís Haraldsdóttir skrifar Skoðun Stöðvum helvíti á jörðu Birna Þórarinsdóttir,Bjarni Gíslason,Gísli Rafn Ólafsson,Sigríður Schram,Stella Samúelsdóttir,Tótla I. Sæmundsdóttir skrifar Skoðun Hversu mikið er nóg? Guðríður Eldey Arnardóttir skrifar Skoðun Til þeirra sem fagna Sigurður Gísli Bond Snorrason skrifar Skoðun Að semja er ekki veikleiki – það er forsenda lýðræðis Elliði Vignisson skrifar Skoðun Tekist á um hvort lýðræðið á Íslandi sé virkt eða hvort hefðaréttur sé á völdum Þórður Snær Júlíusson skrifar Skoðun Sumar og sól – en ekki alltaf sátt í sálinni Ellen Calmon skrifar Skoðun Að flokka hver vinnur og hver tapar Tryggvi Rúnar Brynjarsson skrifar Skoðun Hagur hluthafanna alltaf og undantekningarlaust í forgangi Jón Kaldal skrifar Skoðun Má berja blaðamenn? Sigríður Dögg Auðunsdóttir skrifar Skoðun Nýr rektor og 2025 – tímamót í háskólamálum Ástráður Eysteinsson,Magnús Karl Magnússon,Margrét Helga Ögmundsdóttir,Tinna Laufey Ásgeirsdóttir skrifar Skoðun Vonir um vopnahlé eins og hálmstrá Sveinn Rúnar Hauksson skrifar Skoðun Samfélagið innan samfélagsins Sigríður Svanborgardóttir skrifar Sjá meira
Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður.
Óvirðing við lýðræðislegar hefðir, gegn stjórnarskrá, trúnaðarbrot gagnvart kjósendum Arnar Þór Jónsson Skoðun
Menntamál íslenskra grunnskólabarna hafa verið til umfjöllunar – sem er vel. Miklu verra er tilefnið Karen Rúnarsdóttir Skoðun
Skoðun Menntamál íslenskra grunnskólabarna hafa verið til umfjöllunar – sem er vel. Miklu verra er tilefnið Karen Rúnarsdóttir skrifar
Skoðun Óvirðing við lýðræðislegar hefðir, gegn stjórnarskrá, trúnaðarbrot gagnvart kjósendum Arnar Þór Jónsson skrifar
Skoðun Óboðlegt ástand á Landspítala – okkar sjónarhorn Hildur Jónsdóttir,Einar Freyr Ingason,Þórir Bergsson skrifar
Skoðun Stöðvum helvíti á jörðu Birna Þórarinsdóttir,Bjarni Gíslason,Gísli Rafn Ólafsson,Sigríður Schram,Stella Samúelsdóttir,Tótla I. Sæmundsdóttir skrifar
Skoðun Tekist á um hvort lýðræðið á Íslandi sé virkt eða hvort hefðaréttur sé á völdum Þórður Snær Júlíusson skrifar
Skoðun Nýr rektor og 2025 – tímamót í háskólamálum Ástráður Eysteinsson,Magnús Karl Magnússon,Margrét Helga Ögmundsdóttir,Tinna Laufey Ásgeirsdóttir skrifar
Óvirðing við lýðræðislegar hefðir, gegn stjórnarskrá, trúnaðarbrot gagnvart kjósendum Arnar Þór Jónsson Skoðun
Menntamál íslenskra grunnskólabarna hafa verið til umfjöllunar – sem er vel. Miklu verra er tilefnið Karen Rúnarsdóttir Skoðun