Góðir stjórnar­hættir - hvernig og hvers vegna?

Leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja litu fyrst dagsins ljós árið 2004 og byggðu á erlendum fyrirmyndum sem höfðu þá nýlega verið gefnar út, þar á meðal Cadbury code í Bretlandi. Leiðbeiningarnar hafa á þeim tæpu tuttugu árum sem liðin eru frá fyrstu útgáfu þróast í takt við reynslu og aukna þekkingu á viðfangsefninu, en þróun þeirra hefur ekki síst tekið mið af þróun sambærilegra leiðbeininga á Norðurlöndunum. Samhliða þróun stjórnarhátta höfum við séð ýmsar áskoranir tengdar ólíkum atriðum, þar á meðal tilnefningarnefndum. Í umræðu um þessi atriði og þróun stjórnarhátta almennt, er mikilvægt að hafa megininntak leiðbeininganna í huga.

Að fylgja eða skýra

Lykilinntak leiðbeininganna er hið svokallaða “fylgja eða skýra” hugtak (e. Comply or explain). Markmið leiðbeininganna er að auka gagnsæi og upplýsingagjöf gagnvart hluthöfum og hagaðilum þannig að þeir geti lagt mat á hvort þeir telji þáttum er varða stjórnarhætti tiltekins félags komið fyrir með góðum og skynsamlegum hætti. Leiðbeiningarnar leggja fram tillögur að góðum venjum sem dregið geta úr áhættu, t.d. á hagsmunaárekstrum. Þó félög séu hvött til að taka upp slíkar venjur er jafnframt bent á að aðstæður hjá tilteknum félögum geti gefið réttmætt og skynsamlegt tilefni til að víkja frá einstaka atriðum. Þegar svo ber undir er þó rétt að skýra frávikið í stjórnháttaryfirlýsingu, sem er fylgiskjal ársskýrslu, þannig að hluthafar og aðrir hagaðilar hafi sem gleggstar upplýsingar um högun stjórnarhátta hjá viðkomandi félagi. Þannig er gagnsæi aukið.

Dæmi um tilmæli leiðbeininga er að meirihluti stjórnarmanna sé óháður félaginu. Rót þessara tilmæla má rekja til þess að stjórnarmaður sem á fjárhagslegra, félagslegra eða annarra persónutengdra hagsmuna að gæta gagnvart félaginu, er eða hefur nýlega verið starfsmaður félagsins, er tengdur æðstu stjórnendum eða þiggur greiðslur frá félaginu í viðbót við stjórnarlaun, eigi erfiðara en aðrir með að gæta hlutleysis gagnvart stjórnendum félagsins. Þetta skapar hættu á að hæfni viðkomandi stjórnarmanns til að gegna eftirlitshlutverki rýrist. Rétt er að hafa í huga að þó allrar varkárni sé gætt þegar tengdir aðilar gegna stjórnarstörfum er eigi að síður falin áhætta í ásýnd, ekki síður en reynd. Til að draga úr þessari áhættu mælast Leiðbeiningar um stjórnarhætti til þess að meirihluti stjórnarmanna sé óháður og geti þannig sem best sinnt eftirlitshlutverki sínu. Hafa ber í huga að hér er ekki verið að mæla gegn því að einstaklingar háðir félaginu sitji í stjórn, en bent á að heppilegra sé að þeir skipi ekki meirihluta og rýri þannig trúverðugleika stjórnarinnar í heild hvað varðar hlutleysi. Nú háttar svo til hjá ákveðnu félagi að flestir (eða allir) stjórnarmenn falla undir einhverja skilgreiningu leiðbeininganna um skort á óhæði. Slíkt er ekki brot á góðum stjórnarháttum, enda setja leiðbeiningarnar fram tilmæli en ekki kröfur, en í anda góðra stjórnarhátta myndi viðkomandi fyrirtæki tilgreina þetta í stjórnháttayfirlýsingu og jafnvel fjalla um hvernig dregið sé úr áhættu sem gæti skapast við þessar aðstæður. Skýring eykur gagnsæi og eflir trúverðugleika miklu frekar en fylgni í blindni.

Tilgangur og gagnsemi undirnefnda

Tilmæli um að stjórnir skipi undirnefndir hafa verið hluti af leiðbeiningunum frá fyrstu útgáfu. Tilurð undirnefnda má að miklu leyti rekja til aðstæðna í löndum eins og Bretlandi og Bandaríkjunum þar sem stjórnir eru gjarnan fjölmennari en hér á landi og hefð er fyrir því að starfandi stjórnendur fyrirtækisins skipi stóran hluta stjórnarsæta. Starfandi stjórnendur eru eðli málsins samkvæmt háðir félaginu og hafa þannig síður burði til að sinna eftirlitshlutverki, því hefur verið brugðið á það ráð að setja á fót endurskoðunarnefnd sem einungis er skipuð utanaðkomandi stjórnarmönnum og hefur það hlutverk að hafa eftirlit með reikningshaldi og fjárreiðum félags. Eitt af hlutverkum stjórna er að taka ákvörðun um launakjör æðstu stjórnenda, þegar stjórn er að miklu leyti skipuð þessum sömu aðilum hefur verið talin þörf á því að setja á fót starfskjaranefnd til að sinna þessu verkefni. Hérlendis eru stjórnir í langflestum tilvikum alfarið skipaðar utanaðkomandi stjórnarmönnum, þörfin fyrir undirnefndir er því ekki sú sama og í löndunum sem getið er hér á undan. Eigi að síður hefur verið talið fara vel á því að stærri fyrirtæki, sér í lagi séu þau tengd almannahagsmunum, setji á fót endurskoðunarnefnd og starfskjaranefnd svo vanda megi betur til verka. Alla jafna hafa félög sem ekki eru tengd almannahagsmunum lítinn ávinning af því að starfrækja þessar nefndir, en geta starfað í góðu samræmi við Leiðbeiningar um stjórnarhætti með því einfaldlega að gera grein fyrir ástæðum þessa fyrirkomulags í stjórnháttayfirlýsingu.

Tilnefningarnefndir; gagnsemi og áskoranir

Tilnefningarnefnd var í Leiðbeiningum um stjórnarhætti skilgreind sem undirnefnd stjórnar allt þar til í 6. útgáfu sem kom út árið 2015, en þá varð tilnefningarnefnd á forræði hluthafafundar. Sú breyting er gerð í ljósi þess að hér á landi hafa hlutafar, frekar en stjórnin‚ haft frumkvæði af því að leita eftir framboðum til stjórna.

Sú þörf sem tilnefningarnefndum er ætlað sinna er í meginatriðum þríþætt. Í fyrsta lagi skapast formlegur farvegur til að beina framboðum til stjórnar sem og til að kalla eftir framboðum á breiðum grundvelli, en þegar eignaraðild er dreifð er gjarnan skortur á slíkum vettvangi. Í öðru lagi getur tilnefningarnefnd lagt mat á færni einstaka frambjóðenda til að leggja til stjórnarstarfsins. Í þriðja lagi er tilnefningarnefnd ætlað að sjá til þess að sá hópur sem tilnefndur er til stjórnarsetu hafi nægilega breidd hvað varðar þekkingu, reynslu og bakgrunn út frá stefnu, þörfum og starfsemi félagsins og að í tilnefndum hópi sé gætt að jafnrétti kynjanna.

Á síðustu árum hafa fjölmörg stærri fyrirtækja komið á fót tilnefningarnefnd. Reynslan er í flestum tilvikum góð en þó ekki án áskorana. Í flestum tilvikum hefur falist ávinningur í því að hafa formlegan farveg fyrir stjórnarframboð. Þá hefur einnig verið gagn af því að tilnefningarnefnd leggi mat á hæfi einstakra stjórnarmanna, bæði með yfirferð gagna og jafnvel viðtölum og geti þannig lagt fyrir hlutahafafund ítarlegri upplýsingar um færni þeirra einstaklinga sem bjóða sig fram til stjórnarsetu. Þegar tilnefningarnefndir leitast við að leggja til ákjósanlega samsetningu stjórnar vandast málið hins vegar. Gagnrýnisraddir um að með þessari tilhögun færist vald hluthafafundar til að velja stjórn í raun yfir til tilnefningarnefndar eru skiljanlegar. Í þessu samhengi ber að hafa í huga að meginmarkmið tilnefningarnefndar er að tryggja að hæfir einstaklingar gefi kost á sér til stjórnarsetu, auka upplýsingagjöf til stjórnar og stuðla að því að samsetningin sé hæfilega fjölbreytt, valdið til að kjósa stjórn er eftir sem áður í höndum hluthafafundar.

Eðlilegt er að spyrja hvernig tilnefningarnefnd beri að haga störfum sínum þannig að virðisauki hljótist af störfum hennar án þess að grafið sé undan valdi hlutafafundar til að kjósa stjórnina. Ótvíræð gagnsemi hlýtur að teljast af því að leggja fyrir hluthafafund skýrar upplýsingar um frambjóðendur og greiningu á því hvernig þekking þeirra og reynsla nýtist viðkomandi félagi, þarna ber tilnefningarnefnd að vanda vel til verka. Til að ná markmiðum um fjölbreytta samsetningu stjórna ber að huga að ýmsu og ólíkar útfærslur mögulegar og engin ein leið rétt í þeim efnum. Margar tilnefningarnefndir hafa farið þá leið að gera eina tillögu að samsetningu, sem kann mögulega að útiloka aðrar jafngóðar samsetningar. Þessi leið hefur verið gagnrýnd þar sem hún er talin þrengja valkosti hlutahafafundar. Inntakið í leiðbeiningunum er að tilnefningarnefnd sjái til þess að „sá hópur sem tilnefndur er til stjórnarsetu hafi nægilega breidd hvað varðar þekkingu, reynslu og bakgrunn“. Þar er ekkert sem segir að tilnefndur hópur skuli vera jafn fjölmennur og laus stjórnarsæti og ekkert því til fyrirstöðu að fleiri séu í hópi tilnefndra. Með því að tryggja nægilega fjölbreytni hæfra einstaklinga í þeim hóp sem gæfi kost á sér til stjórnarsetu og láta hluthafafundi í té greinagóðar upplýsingar um færni frambjóðenda í samhengi við stefnu, þarfir og starfsemi félagsins, gæti tilnefningarnefnd látið hluthafafundi eftir að velja einstaklinga úr breiðum hópi og aukið líkur á því að samsetning stjórna yrði nægilega fjölbreytt þótt ekki væri hægt að tryggja slíkt.

Störf og verklag tilnefninga er enn í mótun. Ljóst er að tilnefningarnefndir þurfa að vanda til verka við að tryggja gagnsæi og góða upplýsingagjöf til stjórnar og skoða þarf með gagnrýnum en uppbyggilegum hætti hvaða verklag tilnefningarnefnda stuðlar best að hæfilega fjölbreyttri samsetningu stjórna, án þess að vald hlutafafundar til að kjósa stjórn sé rýrt, hvort sem er í reynd eða ásýnd. Það er ekki síst undir hverju félagi komið að vega og meta þessi atriði í samræmi við þarfir félagsins, enda inntak leiðbeininga um stjórnarhætti að félög vegi og meti hvernig stjórnarháttum sínum sé fyrir komið, með góðum og skynsömum hætti.

Áframhaldandi þróun

Á þeim tæpu tveimur áratugum sem liðnir eru frá fyrstu útgáfu Leiðbeininga um stjórnarhætti hefur orðið talsverð þróun á áherslum og útfærslum. Megininntakið; að fylgja eða skýra, er þó hið sama og verður að öllum líkindum um ókomna tíð. Áfram verða einstaka þættir þróaðir og betrumbættir. Tilnefningarnefndir er dæmi um viðfangsefni sem halda þarf áfram að móta til þess að gagnsemi þeirra verði sem best.

Þóranna Jónsdóttir er formaður starfshóps um stjórnarhætti.

Agla Eir Vilhjálmsdóttir er lögfræðingur Viðskiptaráðs Íslands.