Harmar mis­tök og tekur ann­markana mjög al­var­lega

Þetta kemur fram í svari embættis ríkislögreglustjóra til dómsmálaráðherra í gær sem hefur verið birt á vef ríkislögreglustjóra. Bréfið er að finna neðst í fréttinni.

Þar segist ríkislögreglustjóri vilja gera grein fyrir samstarfinu við Intra ráðgjöf í eigu Þórunnar Óðinsdóttur á árunum 2020 til 2025.

Lean-aðferðin hafi reynst vel

„Embættið harmar þau mistök sem urðu í viðskiptum við félagið og hefur dregið af þeim mikilvægan lærdóm,“ segir í svari embættis ríkislögreglustjóra.

Intra hafi upphaflega verið fengið til að vinna tímabundið með embætti ríkislögreglustjóra árið 2020.

„Góð reynsla var af fyrri störfum félagsins hjá lögreglunni á höfuðborgarsvæðinu þar sem Lean-aðferðafræðinni var beitt til að bæta ferla og ná fram árangursríkum umbótum. Félagið hafði jafnframt þekkingu og reynslu af störfum lögreglu og skipulagi hennar,“ segir í svarinu.

Verkefnið stækkaði

„Í upphafi var félagið fengið til ráðgjafar og verkefnastýringar í tengslum við umfangsmiklar breytingar á stjórnskipulagi embættis ríkislögreglustjóra, auk þess sem félagið hafði umsjón með þjálfun stjórnenda í verkefnastjórnun. Fyrstu verkefnin sneru að mestu leyti að þjálfun starfsmanna og verkstýringu stærri umbóta- og stefnuverkefna. Frá árinu 2023 var félaginu einnig falið að stýra flutningum starfsstöðva í kjölfar þess að mygla greindist á tveimur starfsstöðvum embættisins. Áætlað var að verkefnin yrðu til skamms tíma en þau hafa verið umfangsmeiri en búist var við. Embættið er enn í bráðabirgðahúsnæði og starfsemin mjög dreifð.“

Ekki hafi verið farið í útboð eða verðfyrirspurnir vegna breytinga á stjórnskipulagi embættisins enda ekki áform um að fara í samstarf til lengri tíma. Samhliða breytingum á stjórnskipulagi hafi verið farið í nokkur umbóta- og stefnuverkefni.

Mistök að bjóða verkefnin ekki út

„LEAN-aðferðafræðin reyndist vel til að halda utan um stór og flókin verkefni sem embættinu voru falin. Í ljósi þess hvert umfang og eðli samstarfsins varð voru það mistök að bjóða verkefnin ekki út eða skoða ráðningu sérstaks starfsmanns til að sinna þessum verkefnum. Hraði, umfang og fjöldi þeirra verkefna sem embættið sinnir er mikill og við það bættust óvæntir flutningar á tveimur starfsstöðvum embættisins. Öll verkefni sem unnin hafa verið af félaginu fyrir embættið hafa verið sýnileg, unnin samkvæmt tímaskýrslum sem skilað var mánaðarlega, auk þess sem farið hefur verið yfir verkefnin í framkvæmdastjórn eða með eigendum verkefnanna. Reikningarnir eru opnir og aðgengilegir.“

Að meginstefnu séu innkaup hjá embættinu gerð í gegnum útboð eða verðfyrirspurnir þar sem byggt sé á umfangi hvers verkefnis.

„Ljóst er að læra þarf af þessum mistökum, bæta verklag, eftirlit og yfirsýn með innkaupum og er sú vinna þegar hafin.“

Rúmlega eitt prósent af heildargreiðslum til Intra

Embættið segir greiðslur til Intra á ársgrundvelli hafa verið frá rúmum átta milljónum króna upp í rúmlega 30 milljónir króna yfir fimm ára tímabilið. Heildarviðskiptin frá 2020 til og með júní 2025 nemi rúmlega 130 milljónum króna án virðisaukaskatts. Embættið nefnir að heildarútgjöld embættisins yfir sama tíma séu tæplega 33 milljarðar króna.

„Þau verkefni sem fjölmiðlar hafa lagt áherslu á og snúa að vali á húsbúnaði og húsnæðisbreytingum á árunum 2020 til 2025 nema 1,28% af heildarviðskiptum embættisins við félagið.“

Meðal þess sem nefnt hefur verið í fjölmiðlum eru ferðir í Jysk og ákvörðunartaka varðandi uppsetningu á píluspjaldi. 

Embættið segir Þórunni hafa unnið tæplega 61 klukkustund við verkefni sem heyri undir þetta og kostnaðurinn verið tæplega 1,7 milljónir króna.

Flestir þeir tímar hafi verið unnir árið 2023 eða 43 og tengdust flutningi deilda og sviða á Skúlagötu til samræmis við skipurit.

„Við skipulag verkefnisins varð ljóst að skipta þyrfti út húsbúnaði hjá embættinu þar sem samnýta átti rými í auknum mæli. Eldri húsbúnaður var almennt of stór og hamlaði samnýtingu rýma. Hluti af verkefninu fólst í að finna hentugan húsbúnað. Embættið tekur undir þau sjónarmið sem fram hafa komið að réttara hefði verði að fela starfsmönnum embættisins alfarið þessi verkefni.“

Fjöldi Lean-námskeiða

Fram kemur í svarinu að frá 2020 til ársloka 2024 hafi Intra haldið 44 námskeið í aðferðarfræði Lean-verkefnastjórnunar fyrir stjórnendur og starfsfólk.

„Þá studdi félagið við 27 verkefni sem snúa að endurskipulagningu deilda m.a. vegna tilkomu nýrra verkefna eða yfirfærslu verkefna, þróun á stjórnskipulagi eða innleiðingu nýrra sviða og deilda í skipuriti embættisins,“ segir í svarinu.

Intra hafi auk þess sinnt sex verkefnum sem snúi að húsnæðismálum, þremur vegna breytinga í starfsemi og þremur vegna raka og mygluskemmda í húsnæði embættisins. 

Töldu Intra tilvalið í verkefnið

„Á árunum 2022 og 2023 verkefnastýrði félagið tilfærslu allra deilda og sviða sem voru með starfsaðstöðu á Skúlagötu. Skipuleggja þurfti flutninga vandlega til að tryggja órofna starfsemi. Þá verkefnastýrði félagið flutningi stoðdeildar þegar deildinni voru falin aukin verkefni í kjölfar lagabreytinga,“ segir í svarinu.

Á þessum tíma hafi verið búin að myndast mikil þekking og skilningur félagsins á starfsemi embættisins og þá sérstaklega skipulagi húsnæðismála. 

„Því var leitað til félagsins þegar upp komu grunsemdir um raka- og mygluskemmdir í starfsstöðvum embættisins, fyrst í Skógarhlíð og síðar á Skúlagötu. Félaginu var falið að halda utan um verkefnið og vinna með fulltrúum embættisins og til þess bærra stofnana að finna annað húsnæði.“

Samhliða þessari vinnu hafi farið að bera á veikindum starfsmanna með aðstöðu á Skúlagötu. Samkvæmt heimildum fréttastofu voru sérsveitarmenn á meðal hinna veiku og töldu um tíma að áhyggjur þeirra væru ekki teknar alvarlega.

„Greiningar sýndu síðar verulegar raka- og mygluskemmdir og ljóst var að flytja þurfti alla starfsemi úr húsnæðinu. Byrjað var á því að flytja sérsveit í nýtt húsnæði og í framhaldi var öll önnur starfsemi embættisins flutt yfir í núverandi bráðabirgðahúsnæði embættisins að Rauðarárstíg.“

Embættið hafði verið til húsa á Skúlagötu frá árinu 2000 og hafi flutningar ekki aðeins falist í flutningi á húsbúnaði heldur einnig tölvurýmum, skjalasafni og tæmingu á geymslum. Embættið hafi samtals greitt Intra 25,1 milljón króna fyrir verkefnastýringu þessara flutninga en embættið hefur áætlað að heildarkostnaður vegna þessara flutninga hafi verið tæplega 154 milljónir króna. Vinnuframlag starfsmanna embættisins sé innifalið í þessum kostnaði en upphæðin gefi til kynna umfang þessara verkefna.

Ætla að draga lærdóm af mistökum

Embætti ríkislögreglustjóra segist harma þau mistök sem gerð voru í viðskiptum við félagið Intra ráðgjöf slf., og draga lærdóm af þeim. Unnið sé að því að bæta verklag um innkaup og gerð samninga, styðja betur við stjórnendur og bæta yfirsýn þeirra yfir starfsemina. 

„Embættið tekur undir þau sjónarmið að atvikið hafi rýrt traust til embættisins og mikilvægt sé vinna að endurheimt þess. Embættið bindur vonir við að samantektin svari þeim spurningum sem ráðuneytið hefur um viðskipti embættisins við félagið.“

• SvarbréfPDF196KB
  Sækja skjal